Informationen zum Gesetzesdekret Nr. 24 vom 10. März 2023 (Whistleblowing-Dekret)

Gemäß der Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23.
Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, wurde das
Gesetzesdekret Nr. 24 vom 10. März 2023 (im Amtsblatt Nr. 63 vom 15. März 2023) erlassen, um
"die Umsetzung der Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom
23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, und zu
Bestimmungen über den Schutz von Personen, die Verstöße gegen nationale Rechtsvorschriften
melden. (sog. Whistleblowing-Verordnung)".
INCOLD S.p.A. hat als privates Unternehmen, das zur Anwendung der oben genannten Vorschriften verpflichtet ist, ein spezielles Protokoll erstellt, das die Vorlage und den Umgang mit
Meldungen über rechtswidriges Verhalten regelt, die von Arbeitnehmern und ihnen gleichgestellten
Personen gemacht werden, die aufgrund ihres Beschäftigungsverhältnisses und/oder eines gleichwertigen Verhältnisses zu INCOLD davon Kenntnis erlangt haben ("Whistleblowing"), wobei
den Hinweisgebern ein angemessener Schutz geboten wird, damit sie keinen nachteiligen Folgen
ausgesetzt sind.
Dieses Protokoll wird insbesondere im allgemeinen Interesse der Integrität, der Rechtmäßigkeit
und der guten Leistungen des Unternehmens erstellt und dient gleichzeitig dem Schutz der
Rechte, der Identität und der Vertraulichkeit von Hinweisgebern.

INCOLD S.p.A. ist daher der Ansicht, dass:

- die neue Disziplin ist ein Instrument zur Bekämpfung (und Verhinderung) von Korruption und
Missständen im öffentlichen und privaten Sektor;
- Whistleblower liefern Informationen, die zur Untersuchung, Aufdeckung und strafrechtlichen
Verfolgung von Regelverstößen führen können, und stärken damit die Grundsätze der
Transparenz und Rechenschaftspflicht demokratischer Institutionen;
- Ziel der neuen Vorschriften ist es, den Schutz von Personen, die nachteilige Situationen
melden, zu gewährleisten - sowohl im Hinblick auf die Wahrung der Vertraulichkeit als auch
auf den Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen;
- der Schutz von Hinweisgebern wurde auf alle Personen ausgedehnt, die auch nur
vorübergehend in einem Arbeitsverhältnis mit einer Verwaltung oder einer privaten Einrichtung
stehen, auch wenn sie nicht den Status von Arbeitnehmern haben (wie Freiwillige, bezahlte
oder unbezahlte Praktikanten, Selbständige, die ihre Arbeit für privatwirtschaftliche
Einrichtungen ausführen Freiberufler und Berater, die für private Einrichtungen tätig sind),
Personen in der Probezeit sowie Personen, die noch nicht in einem Rechtsverhältnis zu den
genannten Einrichtungen stehen oder deren Verhältnis beendet ist, wenn sie während des
Auswahlverfahrens oder in anderen vorvertraglichen Phasen oder im Laufe des
Arbeitsverhältnisses Informationen über Verstöße erhalten haben (Whistleblower);
- Das Whistleblowing-Dekret legt fest, dass Informationen über Verstöße, einschließlich
begründeter Verdachtsmomente, gegen nationale und EU-Gesetze, die dem öffentlichen
Interesse oder der Integrität der privaten Einrichtung schaden, die innerhalb der Organisation
der Einrichtung begangen werden, mit der der Hinweisgeber eine der vom Gesetzgeber in
Betracht gezogenen qualifizierten Rechtsbeziehungen hat, meldepflichtig sind;
- Die Informationen über Verstöße (zivilrechtliche Straftaten, Ordnungswidrigkeiten,
rechtswidriges Verhalten im Sinne der Gesetzesverordnung Nr. 231/2001, Verstöße gegen die
in der Gesetzesverordnung Nr. 231/2001 vorgesehenen Organisations- und
Verwaltungsmodelle) müssen sich auf Verhaltensweisen, Handlungen oder Unterlassungen
beziehen, von denen der Berichterstatter im Arbeitskontext Kenntnis erlangt hat, und können
sich auch auf Verstöße beziehen, die noch nicht begangen wurden, von denen der
Berichterstatter aber aufgrund konkreter Erkenntnisse aus dem Arbeitskontext
vernünftigerweise annimmt, dass sie begangen werden könnten;
- Der Gesetzgeber hat vorgesehen, dass innerhalb der Einrichtungen, für die die
Rechtsvorschriften gelten, geeignete "interne Kanäle" für die Entgegennahme und
Bearbeitung von Meldungen eingerichtet werden müssen;
informiert Sie hiermit, dass im Rahmen seines Organisations-, Verwaltungs- und Kontrollmodells
231 ein spezifisches Protokoll für die Verwaltung von Meldungen und den Schutz der Identität des
Meldenden und seiner Vertraulichkeit festgelegt wurde.
Zu diesem Zweck wurde der Aufsichtsrat (SB), ein drittes Organ gegenüber den
Gesellschaftsorganen, als Verantwortlicher für die Überwachung der korrekten Anwendung des
Modells 231 ernannt. Darüber hinaus wurde ein spezieller Kommunikationskanal per E-Mail unter
whistleblowing@incod.it eingerichtet.
Die Berichte sollten daher dem SB von der meldenden Partei per E-Mail an
whistleblowing@incold.it übermittelt werden.

Diese Mitteilung sollte so detailliert wie möglich sein, um die Bearbeitung der Meldungen präziser
und effizienter zu gestalten und den für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen
zuständigen Personen die Prüfung des Sachverhalts zu ermöglichen.
Sie müssen vor allem eindeutig sein:
- die zeitlichen und örtlichen Umstände, unter denen sich das gemeldete Ereignis ereignet hat;
- Beschreibung des Sachverhalts;
- Angaben zur Person oder andere Elemente, die eine Identifizierung der Person
ermöglichen, der die gemeldeten Tatsachen zuzuordnen sind.
Es wird davon ausgegangen, dass die meldende Person zum Zeitpunkt der Absendung der
Mitteilung einen vernünftigen und begründeten Grund zu der Annahme haben muss, dass die
Informationen über die gemeldeten Verstöße der Wahrheit entsprechen und in den
Anwendungsbereich der einschlägigen Rechtsvorschriften fallen.

Der SB, der über die Identität der meldenden Partei wacht, nimmt die Berichte entgegen und
verwaltet sie, identifiziert dann innerhalb des Unternehmens die von ihnen direkt betroffenen
Einheiten und führt mit ihnen die anschließende Analyse und - falls erforderlich - die Festlegung
geeigneter Abhilfemaßnahmen durch.Ist der Gegenstand der Meldung nicht hinreichend detailliert, hat die Aufsichtsbehörde das Recht, von der meldenden Partei zusätzliche Angaben zu verlangen, damit sie eine vollständige Untersuchung der Umstände der Meldung vornehmen kann. 

Die Beschwerdestelle führt eine vorläufige Prüfung und Analyse der Rechtmäßigkeit der Meldung
durch und leitet die Untersuchung der gemeldeten Tatsachen und/oder Verhaltensweisen unter
Beachtung der Grundsätze der Unparteilichkeit, Vertraulichkeit und Transparenz ein, wobei sie den
Meldenden über den Fortgang der Untersuchung in Bezug auf die wichtigsten Punkte informiert.

Die Beschwerdestelle ist insbesondere für die folgenden Tätigkeiten zuständig:
- dem Meldenden innerhalb von sieben Tagen nach Erhalt der Meldung eine
Empfangsbestätigung und eine Bestätigung der Meldung ausstellen;
- Gespräche mit dem Reporter führen;
- die eingegangenen Meldungen vollständig und korrekt weiterverfolgen;
- ggf. Rückmeldung an den Berichterstatter über das Ergebnis der Meldung.

INCOLD S.p.A.