Information sur le décret législatif n° 24 du 10 mars 2023 (décret sur la dénonciation)

En application de la directive (UE) 2019/1937 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2019 relative à la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l'Union, le décret législatif n° 24 du 10 mars 2023 (dans la Gazette n° 63 du 15 mars 2023) a été publié pour...
" La mise en oeuvre de la directive (UE) 2019/1937 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2019 relative à la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l'Union et aux dispositions concernant la protection des personnes qui signalent des violations du droit national. (dit décret sur la dénonciation)".

INCOLD S.p.A., en tant qu'entité privée tenue d'appliquer les réglementations susmentionnées, a élaboré un protocole spécifique visant à réglementer la présentation et la gestion des signalements de comportements illicites effectués par des employés et des personnes assimilées qui en ont eu connaissance en raison de leur emploi et/ou d'une relation équivalente avec INCOLD ("dénonciation"), en offrant une protection adéquate aux dénonciateurs afin qu'ils ne soient pas exposés à des conséquences préjudiciables.

Ce protocole, en particulier, est établi dans l'intérêt général de l'intégrité, de la légalité et des bonnes performances de l'entreprise, tout en protégeant les droits, l'identité et la confidentialité des dénonciateurs.

INCOLD S.p.A., considérant donc que

• la nouvelle discipline est un outil de lutte (et de prévention) contre la corruption et la mauvaise administration dans les secteurs public et privé ;
• Les dénonciateurs fournissent des informations qui peuvent conduire à l'investigation, à la détection et à la poursuite de violations des règles, renforçant ainsi les principes de transparence et de responsabilité des institutions démocratiques ;
• L'objectif des nouvelles règles est d'assurer la protection des personnes qui signalent des situations préjudiciables, à la fois en termes de confidentialité et de protection contre les représailles ;
• la protection des dénonciateurs a été étendue à toutes les personnes qui ont une relation de travail, même temporaire, avec une administration ou un organisme privé, même si elles n'ont pas le statut de salarié (comme les bénévoles, les stagiaires, rémunérés ou non, les travailleurs indépendants exerçant leur activité pour le compte d'entités du secteur privé les free-lances et les consultants travaillant pour des entités du secteur privé), les personnes en période de stage, ainsi que celles qui n'ont pas encore de relation juridique avec les entités susmentionnées ou dont la relation a pris fin si, respectivement, des informations sur des violations ont été acquises au cours du processus de sélection ou d'autres étapes précontractuelles ou au cours de la relation de travail ("dénonciateurs") ;
• Le décret sur la dénonciation établit que les informations sur les violations, y compris les soupçons fondés, des lois nationales et de l'Union européenne qui portent atteinte à l'intérêt public ou à l'intégrité de l'entité privée, commises au sein de l'organisation de l'entité avec laquelle le dénonciateur entretient l'une des relations juridiques qualifiées envisagées par le législateur, sont soumises à déclaration ;
• les informations sur les violations (infractions civiles, infractions administratives, comportements illégaux relevant du décret législatif n° 231/2001, violations des modèles d'organisation et de gestion prévus par le décret législatif n° 231/2001) doivent concerner des comportements, des actes ou des omissions dont le rapporteur a eu connaissance dans le cadre du travail et peuvent également concerner des violations qui n'ont pas encore été commises mais dont le rapporteur pense raisonnablement qu'elles pourraient être commises sur la base d'éléments concrets appris dans le cadre du travail ;
• le législateur a prévu que des "canaux internes" appropriés doivent être mis en place au sein des entités auxquelles la législation s'applique pour recevoir et traiter les rapports ;

vous informe que dans le cadre de son modèle d'organisation, de gestion et de contrôle 231, un protocole spécifique a été défini pour la gestion des rapports et la protection de l'identité du rapporteur et de sa confidentialité.

À cette fin, le conseil de surveillance (CS), organe tiers par rapport aux organes de l'entreprise, a été désigné comme responsable de la supervision de l'application correcte du modèle 231. En outre, un canal de communication spécial a été mis en place par courrier électronique à l'adresse whistleblowing@incod.it.

Les rapports doivent donc être soumis au SB par la partie concernée, au moyen d'une communication par courrier électronique envoyée à whistleblowing@incold.it.
Cette communication doit être aussi détaillée que possible afin de rendre le traitement des rapports plus précis et efficace et de permettre aux personnes compétentes pour recevoir et traiter les rapports d'examiner les faits.

En particulier, elles doivent être claires :

• les circonstances de temps et de lieu dans lesquelles l'événement rapporté s'est produit ;
• description du fait ;
• les données personnelles ou autres éléments permettant d'identifier la personne à laquelle les faits rapportés peuvent être attribués.

Il est entendu qu'au moment de l'envoi de la communication, la personne déclarante doit avoir des raisons raisonnables et fondées de croire que les informations sur les violations signalées sont vraies et entrent dans le champ d'application de la législation pertinente.

Le SB, qui sera le gardien de l'identité du déclarant, recevra et gérera les rapports, puis identifiera au sein de l'entreprise les entités directement concernées par ces rapports, et procédera avec elles à l'analyse ultérieure et à la définition - si nécessaire - des actions correctives appropriées.

Lorsque l'objet du rapport n'est pas suffisamment détaillé, le SB a le droit de demander des éléments supplémentaires à l'auteur du rapport afin de pouvoir mener une enquête complète sur les circonstances du rapport.

L'OS procédera à une vérification et à une analyse préliminaires de la légitimité du rapport et entamera l'enquête sur les faits et/ou les comportements signalés dans le respect des principes d'impartialité, de confidentialité et de transparence, en fournissant à la partie déclarante des informations sur l'état d'avancement de l'enquête en ce qui concerne les points principaux. En particulier, le SB prend en charge les activités suivantes :

• délivrer au déclarant un accusé de réception et un accusé de réception du rapport dans un délai de sept jours à compter de la réception ;
• maintenir l'interlocution avec le journaliste ;
• assurer un suivi complet et correct des rapports reçus ;
• le cas échéant, fournir un retour d'information au rapporteur sur le résultat du rapport.

Incold S.p.A.